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Ein wichtiges Konzept in einem Mehrbenutzersystem ist der Workflow, im Deutschen auch Arbeitsablauf genannt. Unter Arbeitsablauf versteht man die Abfolge, in der Teilaufgaben abzuarbeiten sind. Wenn Sie bspw. einen Artikel erzeugen, kann der Arbeitsablauf aus den Schritten Erstellen, Redigieren und Veröffentlichen bestehen. So bestimmt in Redaktionen von Tageszeitungen nicht der Autor eines Artikels selbst, ob und wann der Artikel veröffentlicht wird, sondern immer eine andere verantwortliche Person.
Wenn mehrere Personen an einem Projekt arbeiten, sind Werkzeuge zur Koordination und Delegation von Aufgaben enorm wichtig. papaya CMS gibt Ihnen zu diesem Zweck folgende Werkzeuge in die Hand:
Aufgaben erstellen und weiterleiten: Sie können Aufgaben für Ihre Mitarbeiter erstellen, Aufgaben delegieren oder selbst abarbeiten.
Nachrichten versenden und bearbeiten: Sie können mit Ihren Mitarbeitern die weiteren Arbeitsschritte absprechen.
Seiten suchen: Sie können nach Seiten suchen, die von bestimmten Autoren erstellt worden sind oder einen gesuchten Begriff enthalten.
Die Übersicht ist die erste Seite, die Sie nach dem Login sehen. Sie listet die letzten Seiten auf, die Sie bearbeitet haben. So finden Sie in der Liste „Nicht veröffentlicht“ diejenigen unveröffentlichten Seiten, die Sie zuletzt bearbeitet haben. Seiten, die Sie veröffentlicht haben, sind in „Zuletzt veröffentlicht“ aufgelistet. Zudem zeigt Ihnen der Abschnitt „Offene Aufgaben“ eine Liste aller noch anstehenden Aufgaben.
Des Weiteren ermöglicht Ihnen die Übersichtsseite den Zugriff auf das papaya-interne Nachrichtensystem. Sie können dabei den anderen Nutzern von papaya CMS, die auf Ihrer papaya-Installation registriert sind, eine Nachricht zukommen lassen. Die Bedienung ist dabei an der vergleichbarer E-Mail-Programme angelehnt. Sie gelangen in das Nachrichtensystem, indem Sie im Bearbeitungsmenü der Übersichtsseite auf klicken.
Die Übersicht stellt folgende Informationen dar:
Eine Liste der zuletzt bearbeiteten, aber noch nicht veröffentlichten Seiten.
Eine Liste der zuletzt veröffentlichten Seiten.
Eine Liste von Nachrichten.
Eine Todo-Liste mit zugewiesenen Aufgaben.
Neben diesen Informationen können Sie folgende Funktionen ausführen:
Tabelle 12.1. Funktionen in der Übersicht
| Menüpunkt | Funktion |
|---|---|
 | Sie können Nachrichten für andere Benutzer erstellen und absenden sowie erhaltene Nachrichten lesen. Näheres können Sie in Abschnitt 12.3, „Nachrichten versenden und bearbeiten“ erfahren. |
 | Sie können Aufgaben (Todos) für andere Benutzer erstellen, um Aufgaben zu delegieren. Näheres erfahren Sie in Abschnitt 12.2, „Aufgaben erstellen und bearbeiten“. |
 | Sie können nach bestimmten Seiten suchen, indem Sie den Benutzernamen oder den Seitentitel angeben. Näheres erfahren Sie in Abschnitt 12.4, „Seiten suchen“. |
 | Sie können den Seitencache leeren, damit Änderungen von Seiten direkt sichtbar werden. Näheres können Sie in Abschnitt 12.5, „Cache leeren“ erfahren. |
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